Energimyndighetens nya lokaler

Energimyndighetens nya lokaler

Aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö

Energimyndigheten är en statlig myndighet och vår vision är ett hållbart energisystem. I den här bloggen dokumenterar vi vår resa mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö. Vi vänder oss främst till våra egna medarbetare, men delar också gärna med oss av våra erfarenheter.

Vi ses i de nya lokalerna - lycka till!

MedarbetarskapPosted by Katarina Bruno 2017-04-19 12:47

Text av Emma Thornberg

Jag är på väg på äventyr och ska vara tjänstledig ett år. Jag vill därför passa på att önska lycka till med flytten.

Ta hänsyn till och ta hand om alla på ett bättre sätt

Energimyndigheten är fylld av kompetenta och varma personer. Jag har fått möta och bli både kollega och vän med fantastiska personer som gett mig inspiration och energi. Tack! Jag har alltid fått hjälp och stöd med att ta fram och kritiskt granska underlag när jag behövt det vilket gör att resultatet alltid blir bättre. Tack för det också!

Att vara en hjälpsam kollega är ofta en balansgång mellan att ta hand om sig själv och att hjälpa varandra för att nå våra mål. Det är svårt. Min reflektion är att det största problemet som vi har är att personer är för ambitiösa och hjälpsamma. Våra värdeord, helhetssyn, mod och trovärdighet bör användas på ett ännu bättre och effektivare sätt för att hjälpa oss själva och varandra att arbeta på ett ännu mera hållbart sätt för att nå vårt mål om att bli Sveriges bästa myndighet. Det är ett häftigt mål och det finns potential att nå det. Jag tror att vägen dit består av två delar, den ena är en grund med struktur, rutiner, och verktyg. Det andra är att lyssna på och ta hänsyn till att alla, för vi måste må bra för att kunna prestera som individer och som grupp.

Trygghet är grunden för en lyckad förändring

Jag upplever att det finns oro för det är många saker som är i förändring. Jag tror att det är viktigt att oron tas om hand för att det ska finnas förutsättningar för att vi ska hantera och se fram emot alla förändringar på ett positivt sätt, och för att vi ska göra ett bra jobb. Jag har själv funderat på vad som gör att jag gillar utmaningar och att testa nya saker. Mitt svar på den frågan är trygghet. För mig innebär det t.ex. att alla frågor besvaras. Ett svar på en fråga kan vara ”det vet vi inte ännu men vi ska fundera på det och återkommer”. Det viktiga är att se till att ta hänsyn till allas behov. Vinsten för Energimyndigheten är produktiva personer som mår bra och är trygga.

Alla synpunkter måste vara välkomna

Jag tror alla ser fram emot en ny fräsch lokal. Jag tror också att vi behöver få mer information för att också känna att vi kommer kunna utföra vårt arbete på ett effektivt sätt. För att vara trygg och kunna lägga min energi på att skapa värde för Energimyndigheten hade jag velat veta vilka aktiviteter som vår nya lokal kommer att erbjuda och vilka lösningar som finns för att kunna genomföra dem på ett bra sätt. Jag skulle önska att både hejarop och kritiska synpunkter välkomnas, för det behövs för att det ska bli bra. Jag hade också önskat mer förståelse för att en flytt tar energi, även om alla frågor är besvarade. För att en förändring kräver nya vanor och det tar tid att anpassa sig och få dem. Jag är övertygad om att det kommer att bli bra! Jag ser fram emot att komma tillbaka till en kreativ miljö där nya rutiner m.m. finns och jag kommer anpassa mig till dem. Jag kommer följa ert äventyr och önskar er Lycka till!

Emma Thornberg





  • Comments(3)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post19

Utvecklingsgrupper nätverkar

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-03-10 16:18

För att Energimyndigheten ska kunna möta framtidens behov har vi bland annat tagit fram en verksamhetsstrategi. Vi arbetar med

kundnytta

effektiva flöden

ständiga förbättringar

medarbetar- och ledarskap i samspel

Det innebär att vi i framtiden kommer att arbeta mer nätverksorienterat. För att möta det behovet anpassar vi våra nya lokaler.

I arbetet inför att vi flyttar in bjuder vi in till delaktighet. Genom tiotalet utvecklingsgrupper arbetar drygt sjuttio medarbetare med att definiera behov och önskemål om vad som skulle vara en anpassad arbetsmiljö. I veckan träffades vi över gränserna och delade med oss till varandra för att säkerställa eventuella överlapp och att inget skulle ramla "mellan stolarna". Materialet kommer att tas om hand av projektgruppen som undersöker möjligheterna tillsammans med inredningsarkitekterna och andra berörda att genomföra utifrån helhet, tidplan och budget.

För att få delaktighet, engagemang och kreativitet i projektet kräver utvecklingsgrupperna ett processorienterat arbetssätt. Vi vill få upp mycket idéer och önskemål. Det skapar förväntningar. Och allt kommer inte att gå att genomföra. Men många saker kommer att gå att genomföra och då har det varit värdefullt för oss alla att så många varit med i processen. Läs mer om utveckingsgrupperna under FAQ.

Katarina Bruno

Projektledare



  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post15

Jobbar vi aktivitetsbaserat?

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-01-09 14:27

Dagarna före jul erbjöd vi studiebesök på Vinnova och vi var tjugotalet kollegor som tog möjligheten att se deras aktivitetsbaserade arbetsplats. Min upplevelse var positiv och jag gillade framför allt stämningen bland medarbetarna. Det fanns arbetsplatser där man satt tyst och fokuserat och arbetade, livligare möten i konferensrum och en stor allmän yta där man kommunicerade med varandra på en ”hemma hos” nivå. Det hela kändes hemtrevligt tycker jag.

Så långt om själva arbetsmiljön. Men det aktivitetsbaserade arbetssättet då? På ett studiebesök i den här formen tycker jag att det är svårt att se det aktivitetsbaserade arbetssättet. Jag reflekterar också över vad begreppet egentligen innefattar. I tanken letar jag i min närmaste arbetsmiljö och fastnar för ett exempel som kanske kan vara relevant. På kommunikationsenheten har vi sen några år infört måndagsmöten. Formen för dessa har stötts och blötts under några år, men sen en längre tid består mötet av en halv timmes avstämning av det aktuella läget av energifrågan i media.

Tillsammans diskuterar vi hur vi ska förhålla oss till det och hur vi ska kommunicera i myndigheten kanaler. För det arbetsmomentet har vi ett ståbord mitt i landskapet och diskussionen blir öppen för kollegor att höra. Med hjälp av Skype kopplar vi upp fysiskt frånvarnade kollegor; virtuellt med andra ord.

Ser du något exempel nu i vår verksamhet på hur vi arbetar aktivitetsbaserat? Berätta gärna och dela tankar här.


Katarina Bruno

Projektledare



  • Comments(2)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post8

Aktiva professionella lagspelare

MedarbetarskapPosted by Katarina Bruno 2016-12-09 18:15
Delaktighet är en framgångsfaktor för en lyckad process säger många som tidigare har gått över till aktivitetsbaserad arbetsplats. Så säger vi också på Energimyndigheten. Men vad betyder egentligen delaktighet i det här fallet? Jag tror att det kan betyda olika saker för olika personer.

I vår verksamhetsstrategi har vi satt fingret på att vi behöver ha ett aktivt ledarskap och medarbetarskap i samspel för att lyckas med våra uppdrag. Vi har också formulerat en idé om att medarbetarna på Energimyndigheten ska vara aktiva och professionella lagspelare. Vilket gäller oss alla, såväl chefer som medarbetare.

I arbetet med våra nya lokaler blir medarbetaridén viktig. Om delaktighet är en framgångsfaktor krävs det att vi kliver in på planen och spelar tillsammans.

Jag vill uppmana dig som har idéer om hur du vill ha det på din arbetsplats att gå med i någon eller flera av utvecklingsgrupperna, och vara med och påverka utvecklingen som den aktiva professionella lagspelare du är. Om du vill spela back eller forward eller stå i mål spelar ingen roll, bara du är med. Från dem som stannar kvar på läktaren hoppas vi på glada hejarop. Det är nu vi skapar vår gemensamma framtida arbetsplats!

Anmäl dig till Evastina Hagen via e-post.

Katarina Bruno

Projektledare



  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post7

Film från byggarbetsplatsen

FilmPosted by Katarina Bruno 2016-12-06 09:37
Följ med och kika in i våra nya lokaler hur det såg ut i slutet av novembera "Jansson/Lindblom cooperation"

  • Comments(5)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post6

Väntan, förväntan och ankomst

MedarbetarskapPosted by Katarina Bruno 2016-11-25 11:45

Till helgen är första advent. Advent betyder ankomst. Jag trodde länge att det betydde väntan, att man väntade in julen. Oavsett betydelsen så är den här tiden förknippad med mycket förväntan. Så är det också i vår resa mot nya lokaler. Vi har alla olika förväntningar. En förväntan som uttalades tydligt på personalmötet innan sommaren var delaktighet och information.

Jag som arbetat med kommunikation i 25 år, bland annat i stora förändringsprocesser, vet om att det är många utmaningar i kommunikationsarbetet. Tidigt i det här arbetet tog vi fram en kommunikationsplan. Den finns på samarbetsytan Aktivitetsbaserat arbetssätt där vi samlar alla dokument. I kommunikationsplanen kan du bland annat läsa om de olika kanaler som vi använder. Den här bloggen är en ny kanal. Det tar alltid tid innan man upparbetat en ny kanal, men vi kan nu se att besöksfrekvensen ökar. Så ni som tittar in där: sprid gärna budskapet om den nya kanalen. Och var gärna med och för en dialog.

Men det där med delaktigheten då? Jo, inom projektet har vi identifierat ett tiotal områden där man kan engagera sig direkt. I byggplanen ligger de delar som påverkar kök och lunchmatsal tidigt. Vi är många som trängs idag när vi ska värma matlådor, fiska upp bestick och försöka fylla på vattenglas. Visserligen kan det bli spännande möten, men i vår kommande matsal kanske man kan åstadkomma andra utvecklande mötesformer. Någon nämnde att vi kan baka tillsammans. Vilken fantastisk idé. En sådan idé som i gruppen kök/matsal kan få verklighet om du deltar.

Här ska du också passa på att vara med och påverka om du vill ha någon extern intressent som levererar lunch. Ska det vara en automat eller fräscha sallader vid dörren eller som någon sa: integration av flyktingar som kan dela med sig av sin matkultur genom lunchverksamhet.

Vi har gjort ett upprop om att ni ska anmäla intresse till Evastina Hagen. Det går bra att anmäla intresse till vilken av grupperna som helst. I förra blogginlägget finns grupperna angivna. Den 1 december finns vi i Energikällan och berättar mer om utvecklingsgrupperna. Vi finns vid den whiteboard som vi kommer att använda som projektvägg där vi kommer att sätta upp dokument och annan dokumentation. Så tag chansen att göra verklighet av din förväntan, och anmäl dig direkt till Evastina Hagen eller kom förbi Energikällan den 1 december mellan 11.30 och 12:30.

Trevlig advent!

Katarina Bruno

Projektledare





  • Comments(1)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post5

Vill du vara med och utveckla?

MedarbetarskapPosted by Katarina Bruno 2016-11-11 15:47

I vår resa till nya lokaler vill vi bjuda in medarbetare till att vara delaktiga i processen. Nu har vi fått en byggplan att förhålla oss till vilket gör att vi kan planera för vårt inre arbete som sen ska resultera i det som är våra nya lokaler. För att få en aktivitetsbaserad lay-out kommer vi behöva mer underlag från er och under de närmaste veckorna kommer vi göra en behovsinventering med avdelningarnas ledningsgrupper.

Tillsammans med Coor Management som har bred och djup kunskap i förändringsresan mot aktivitetsbaserade arbetsplatser undersöker vi affärsmässiga/verksamhetsrelaterade, personella och samarbetsbehov under de närmaste veckorna. Detta kommer sen ligga till underlag för den arkitekt som tar fram en aktivitetsbaserad lay-out.

För att sen få en effektivitet i utformningen av våra nya lokaler har vi valt ut några delar som du som medarbetare kan vara med och utveckla. Det innefattar: matsal/kök och lunchmöjligheter, ergonomi, loungemiljöer, provsittningar, reception/servicedesk, kreativa/tysta miljöer, friskvård, utemiljö, mötesrum, tillgänglighet närområde, hållbaret, namngivning av mötesrum.

Påverkansmöjligheterna utformas som arbetsgrupper/workshopar/provsittningar och kommer att starta succesivt i förhållande till byggplanen i perioden december 2016 - oktober 2017. Först ut är gruppen matsal/kök och lunchmöjligheter. Skicka ett mejl till Evastina Hagen och anmäl intresse för utvecklingsgruppen kök/matsal och lunchmöjligheter.





  • Comments(1)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post4

Hur gör andra när de arbetar aktivitetsbaserat?

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2016-11-07 13:07

Innan sommaren hade vi ett personalmöte där vi förde dialog med varandra om möjligheter och risker med aktivitetsbaserat arbetssätt samt vad man bör tänka på i processen. Nu står vi inför vår resa till nya lokaler där vi vill anpassa vår arbetsmiljö efter ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Något som kom upp på personalmötet var önskan om externa studiebesök för att se hur andra arbetar. Här ser vi över olika alternativ. Ambitionen är att erbjuda givande alternativ på ett effektivt sätt. Därför vill vi att ni hör av er med intresseanmälan inför samordning och planering. Gör det till Evastina Hagen på mejl evastina.hagen@energimyndigheten.se och skriv rubriken Studiebesök.

Katarina Bruno

Projektledare





  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post3
« PreviousNext »