Energimyndighetens nya lokaler

Energimyndighetens nya lokaler

Aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö

Energimyndigheten är en statlig myndighet och vår vision är ett hållbart energisystem. I den här bloggen dokumenterar vi vår resa mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö. Vi vänder oss främst till våra egna medarbetare, men delar också gärna med oss av våra erfarenheter.

En utvecklingsresa som börjar ta form

ArbetssättPosted by Johanna Ljung 2017-06-07 16:02

När det stod klart att Energimyndigheten under hösten 2017 skulle flytta till nya lokaler påbörjade vi en gemensam process för att tillsammans skapa en kreativ och trivsam arbetsmiljö som passar våra skiftande behov.

Resultatet av utvecklingsgruppernas arbete

Vid medarbetardagen i juni 2016 blev det tydligt att delaktighet i processen var viktigt. Att involvera 400 medarbetare i processen kändes knepigt – alla kan ju inte tycka om allting och vi hade ett tydligt inflyttningsdatum att hålla. Men genom att skapa utvecklingsgrupper för olika områden kunde vi lösa det på ett smidigt sätt. Sammanlagt har drygt 70 personer deltagit i de olika utvecklingsgrupperna som arbetat med arbetsplats, ergonomi, friskvård, hållbarhet, kreativa och tysta ytor, kök, loungeytor, mötesrum samt namngivning av lokaler.

En viktig faktor i arbetet var att inte sätta upp några begränsningar för kreativiteten – vi ville att alla skulle tänka så fritt och nytt som möjligt och ha med sig ledorden trovärdighet, mod och helhetssyn under arbetet. Alla utvecklingsgrupper lämnade sedan sina önskemål till projektgruppen som tog dem vidare till arkitekter, inredare osv.

Det är väldigt roligt att kunna konstatera att nästan alla önskemål har gått att uppfylla!

Några exempel:
- Kökskonsulten har hjälpt oss att hitta en lösning som ger bra logistik så att vi slipper armbåga varandra när vi värmer vår lunch. Vi har också hittat fina lösningar för att skapa en mysig miljö för samvaro. En bonus i köket är att vi kommer att ha en köksö med spis så att vi till exempel kan baka en kaka till enhetsfikat. I köket kommer vi också att ha goda tekniska lösningar för möten.
- Vi kommer att ha en 500 meter lång promenadslinga genom lokalen, med olika stationer längs vägen, bland annat med romerska ringar hängande från taket och andra upplevelser.
- Vid många medarbetarundersökningar har det uttalats att det finns behov av återhämtning och vid behovsinventeringen inför projektstart framgick det att vi önskar ha en plats för återhämtning i våra nya lokaler, en reflektionsyta. Centralt i huset och med närhet till en aktiv zon, kommer vi att ha ett stilla och tyst rum med en atmosfär som ger möjlighet till återhämning och till att ostört tänka våra tankar.
- På innergården kommer vi att få en trevlig miljö med sittgrupper och planteringar. För att verkligen kunna utnyttja gården vid vackert väder kommer vi att ha Wi-Fi-täckning utomhus och tillgång till skrivtavlor som enkelt går att rulla ut.

Ett önskemål som vi ännu inte har kunnat uppfylla är att ha flexibla möbler att kunna skjuta undan för att frigöra golvyta i våra mindre mötesrum. Eftersom vår budget är begränsad har vi i nuläget valt att vänta tills vi ser hur behovet verkligen ser ut när vi är på plats. Kanske det finns andra ytor som täcker de behoven.

Nu när vi har en färdig möbleringsskiss att presentera är det alltså ett resultat av utvecklingsgruppernas fina arbete!

Skisser finns på tavlan i lunchrummet

Möbleringsskissen skissen kommer att anslås på tavlan i lunchrummet under denna vecka. Några saker ni bör ha med er när ni tittar på skissen; vi kommer att ta med oss en stor del av möblerna från Fortet, vissa kommer att kläs om och andra kommer att bytas ut allteftersom. Vi har sedan kompletterat med möbler som passar en aktivitetsbaserad arbetsmiljö med loungeytor och andra typer av miljöer.

På tavlan finns redan nu skisser över alla olika arbetstyper. Innan sommaren kommer också alla enheter att ha en workshop med Katarina Bruno som heter ”En dag på Sveriges bästa myndighet”, där ni får jobba rent konkret med arbetstyperna.

Vi hoppas ni gillar det ni ser och har ni några frågor är ni varmt välkomna att kontakta oss i projektgruppen.

Katarina Bruno, projektledare, Lena Carlberg, HR och Ergonomi, Evastina Hagen, biträdande projektledare, Anne Hellström, IT, Johanna Ljung, kommunikation, Karin Malmlöf, utvcklingsgrupperna friskvård, utemiljö och hållbarhet





  • Comments(1)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post22

Hur arbetar man aktivitetsbaserat på Tillväxtverket?

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-06-01 16:54

Gå ut i fågelkvittret, sa Cecilia Bertilsson. Ta vara på Eskilstunas fina parker och ha dialogmöten där. I måndags var vår tidigare kollega Cecilia Bertilsson, nu utlånad till Tillväxtverket, på besök och vi arrangerade ett lunchseminarium där hon berättade hur det är att arbeta aktivitetsbaserat på Tillväxtverket. Tjugotalet medarbetare var samlade och aktiva med att ställa frågor.

Det rörde sig bland annat om frågor om de personliga skåpen var tillräckligt stora och om man lyncar(Skypar) för att hitta varandra. På dessa svarade Cecilia att skåpen räcker och visst lyncar(Skypar) man, men så hittar man också varandra i de olika stråken. Sen ställdes frågan om man måste jaga arbetsplats, men Cecilia sa att det fanns gott om olika platser att välja på. Däremot var det lite dåligt med mötesrum som var bokningsbara.

Tag hand om nyanställda var ett annat medskick som Cecilia hade. När hon började i höstas hos Tillväxtverket så ingick hon inte i det ordinarie introduktionsprogrammet. Det var lite trevande hur man skulle förhålla sig tyckte Cecilia. Det kändes känsligt att man riskerar att ”ta” någon annans plats. Så småningom så började hon att förstå sammanhanget och väljer idag arbetsplats utifrån det arbetssätt hon önskar.

När hon skriver sätter hon sig mer avskilt för att fullt ut kunna fokusera. Hon säger också att hon är på kontoret nästan varje dag numera. Hon har upptäckt oväntade vinster som att tex att sitta bredvid någon annan kollega en dag och kunna lösa många frågor under hand. På så sätt slipper man att boka möten. Hela arbetssättet leder till en plattare organisation där tid och rum får en annan betydelse. Resultatet av det man ska åstadkomma blir mycket viktigare.

”Men glöm inte konsten” är också ett medskick från Cecilia. När man inte har personliga arbetsplatser är det viktigt att själen stimuleras med gemensamma intryck.

Katarina Bruno

Projektdeltagare och arrangör av lunchseminariet.

PS Stort tack till Tillväxtverket och Cecilia Bertilsson för möjlighet till studiebesök och att Cecilia kom och berättade och gav oss möjlighet att ställa frågor DS



  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post21

Några glimtar från bygget måndagen den 24 april 2017

FilmPosted by Johanna Ljung 2017-04-27 15:21

Det råder febril aktivitet såväl inne som ute i våra nya lokaler. Överallt pågår arbetet - nya våningar byggs inomhus, väggar muras upp, entréer byggs och toaletter kaklas. Det bullrar och skräller i alla hörn. Bygget går enligt plan och jag kan bara föreställa mig hur bra det kommer att bli! Bevarade detaljer kommer att ge charm och liv och vi kommer att få en inspirerande miljö anpassad just för oss.

Jag tog med mig telefonen för att fånga några glimtar av bygget när vi måndagen den 24 april var på plats för att träffa belysningsarkitekten.








  • Comments(1)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post20

Vi ses i de nya lokalerna - lycka till!

MedarbetarskapPosted by Katarina Bruno 2017-04-19 12:47

Text av Emma Thornberg

Jag är på väg på äventyr och ska vara tjänstledig ett år. Jag vill därför passa på att önska lycka till med flytten.

Ta hänsyn till och ta hand om alla på ett bättre sätt

Energimyndigheten är fylld av kompetenta och varma personer. Jag har fått möta och bli både kollega och vän med fantastiska personer som gett mig inspiration och energi. Tack! Jag har alltid fått hjälp och stöd med att ta fram och kritiskt granska underlag när jag behövt det vilket gör att resultatet alltid blir bättre. Tack för det också!

Att vara en hjälpsam kollega är ofta en balansgång mellan att ta hand om sig själv och att hjälpa varandra för att nå våra mål. Det är svårt. Min reflektion är att det största problemet som vi har är att personer är för ambitiösa och hjälpsamma. Våra värdeord, helhetssyn, mod och trovärdighet bör användas på ett ännu bättre och effektivare sätt för att hjälpa oss själva och varandra att arbeta på ett ännu mera hållbart sätt för att nå vårt mål om att bli Sveriges bästa myndighet. Det är ett häftigt mål och det finns potential att nå det. Jag tror att vägen dit består av två delar, den ena är en grund med struktur, rutiner, och verktyg. Det andra är att lyssna på och ta hänsyn till att alla, för vi måste må bra för att kunna prestera som individer och som grupp.

Trygghet är grunden för en lyckad förändring

Jag upplever att det finns oro för det är många saker som är i förändring. Jag tror att det är viktigt att oron tas om hand för att det ska finnas förutsättningar för att vi ska hantera och se fram emot alla förändringar på ett positivt sätt, och för att vi ska göra ett bra jobb. Jag har själv funderat på vad som gör att jag gillar utmaningar och att testa nya saker. Mitt svar på den frågan är trygghet. För mig innebär det t.ex. att alla frågor besvaras. Ett svar på en fråga kan vara ”det vet vi inte ännu men vi ska fundera på det och återkommer”. Det viktiga är att se till att ta hänsyn till allas behov. Vinsten för Energimyndigheten är produktiva personer som mår bra och är trygga.

Alla synpunkter måste vara välkomna

Jag tror alla ser fram emot en ny fräsch lokal. Jag tror också att vi behöver få mer information för att också känna att vi kommer kunna utföra vårt arbete på ett effektivt sätt. För att vara trygg och kunna lägga min energi på att skapa värde för Energimyndigheten hade jag velat veta vilka aktiviteter som vår nya lokal kommer att erbjuda och vilka lösningar som finns för att kunna genomföra dem på ett bra sätt. Jag skulle önska att både hejarop och kritiska synpunkter välkomnas, för det behövs för att det ska bli bra. Jag hade också önskat mer förståelse för att en flytt tar energi, även om alla frågor är besvarade. För att en förändring kräver nya vanor och det tar tid att anpassa sig och få dem. Jag är övertygad om att det kommer att bli bra! Jag ser fram emot att komma tillbaka till en kreativ miljö där nya rutiner m.m. finns och jag kommer anpassa mig till dem. Jag kommer följa ert äventyr och önskar er Lycka till!

Emma Thornberg





  • Comments(3)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post19

Att kasta sig ut i ett svart hål

MedarbetarskapPosted by Maria Berlin 2017-03-24 09:28

Jag förstod mig inte på dem. De där andra, som med hull och hår, kastade sig rätt ut i ett svart hål. Men så har jag har ju aldrig varit en early adopter heller. Låt de andra prova först, brukar jag tänka, så får en se sen. Det här var innan jag förstått hur fantastisk bra det var att inte envist bita sig kvar på den stol jag suttit på de senaste åren. Men så här började alltihopa.

Det var min kreativa, idéspruta till chef Eva Lindhé som var pigg på att låta oss på kommunikationsenheten agera labbråttor. Hon anmälde oss gladeligen till det experiment som ledningen ville genomföra för att testa det man kallade ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det här var på hösten 2014 och vi hade precis blivit en enhet och fått ett nytt landskap att flytta in i. Aldrig i livet att jag släpper min plats nere i hörnet, tänkte jag. Jag måste ha min egen stol, mina egna papper, ja till och med min egen skrivbordslampa, resonerade jag. Vad var det för vits med att ägna en massa tid åt att plocka fram sina grejer varje morgon och plocka bort dem på kvällen, det kan ju inte vara effektivt tänkte jag.

Fasta och flexibla arbetsplatser
Sagt och gjort, halva enheten gick med på att testa detta nya och halva enheten ville ha sina fasta platser kvar. Kompromissen blev att halva landskapet blev anpassat med flexibla arbetsplatser och andra halvan med fasta platser. En bra lösning tyckte jag som kunde fortsätta att sitta i mitt hörn, se samma människor runt omkring och inte behöva höra andras prat om sådant som jag inte arbetade med. Jag var nöjd och tillfreds med livet i mitt eget hörn.

Nya lokaler och beslut om nytt arbetssätt
Arbetet med våra nya lokaler tog fart under hösten 2016. Alla pratade aktivitetsbaserat, lounger, flexibla ytor, terrasser, kök med mikrovågsugnar som räckte till alla med mera. Plötsligt var det bara ett år kvar till den stora flytten.

Ledningens beslut att inte göra undantag utan genomföra att alla skulle arbeta aktivitetsbaserat, inte ha egna skrivbord, gjorde att jag började fundera på hur detta skulle komma att påverka mig. Skulle jag få ont i ryggen av att inte kunna sitta på min egen stol, skulle datorn ladda ur sig hela tiden, skulle jag irritera mig på andras prat om sådant som inte berörde mig?

En eftermiddag i gråslaskets månad november fattade jag ett beslut. Jag skulle passa på att prova att sitta på andra sidan rummet innan flytten. Jag skulle våga språnget ut i ovissheten. Det fick bära eller brista. Jag vägde för- och nackdelar nogsamt - det är soligare på andra sidan, det är finare att sitta mot parken när våren kommer, resonerade jag. Men det är bra att slippa plocka fram sina saker varje morgon, tänkte jag också. Jag landade till sist ändå i att det är bra att hinna prova innan flytten så att man vet hur det fungerar.

Jag packar och slänger
Sagt och gjort, efter jul och nyår packade jag ihop mitt skrivbord. Slängde gamla papper och pinaler jag dragit runt med i alla flyttar jag gjort under de 16 år jag jobbat på myndigheten och tågade bort till andra sidan. Och vilken befrielse det var.

Redan första veckan hittade jag rutiner för vad jag skulle plocka med mig till det för dagen valda skrivbordet. Jag satte mig vid ett fönster, kikade ut i Rinmansparken och lyssnade förstrött på småprat om det Nationella regionalfondsprogrammet och arbetet med kommunikationsinsatser för olika sakfrågor och avdelningar. Och vad jag trivdes. Det konstiga var att bara genom att inte gå samma väg varje morgon, sitta vid samma bord och se samma saker skapade någon typ av känsla att sinnet blev öppnare.

Det kan förstås vara en nyhetens behag men det har hållit i sig. Visst finns det en del småsaker som kan kännas onödiga att behöva hantera, men de överväger inte. Efter studiebesöket i torsdags känner jag att våra nya lokaler, som ännu mer kommer att stödja vårt nya arbetssätt, kommer att passa mig bra.

Jag var en av de som vunnit ett studiebesök i de nya lokalerna. Byggherren och ägaren till fastigheten har som specialitet att köpa och renovera gamla fabrikslokaler så karaktären och vissa attribut i lokalerna kommer att bevaras, bland annat den gamla löneluckan, berättade Kerstin som visade oss runt. (Foto: Berlin).







  • Comments(12)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post18

Aktivitetsbaserad arbetsmiljö på Vinnova

FilmPosted by Johanna Ljung 2017-03-16 09:27

Vår tidigare medarbetare Anders Holmgren berättar om sina erfarenheter av att arbeta i en aktivitetsbaserad arbetsmiljö på Vinnova. Anders var under en kort period tillbaka på Energimyndigheten, men är nu återigen på Vinnova.








  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post17

Sitta är det nya ”röka” fick vi lära oss på ergonomiföreläsningen!

ArbetsmiljöPosted by Johanna Ljung 2017-03-15 11:49

Den 22 februari fick Energimyndigheten besök av Karolina Thor, fysioterapeut/ergonom på Previa. Vi var ett 35-tal medarbetare som var med och lyssnade och fick många tips och kunskaper kring hur vi ska arbeta så att vi håller oss friska och slipper att få ont.

Vi fick bland annat lära oss hur vi ställer iordning vår arbetsplats så att vi får en bra arbetsställning när vi arbetar. Det handlar om hur vi ska sitta, ställa in stolen och vilket avstånd vi har till skärmen. Och att vår kropp är byggd för rörelse så det är bra om vi står och arbetar delar av dagen. När vi står och arbetar är bra skor med svikt det bästa hjälpmedlet för att slippa bli stel eller få ont.

När vi sitter och arbetar så är det en risk att vi blir statiska i musklerna vilket kan leda till att vi får ont. Karolina uppmanade att efter 30 minuter stillasittande ta en paus och röra på sig. Det räcker med en micropaus på tio – femton sekunder.

Nyligen framtagen forskning visar att långvarigt stillasittande är en hälsofara och riskerna är liknande de som rökare kan drabbas av, tex förhöjda blodfetter, ökad risk för hjärtkärlsjukdomar. Men om man minskar sitt stillasittande med 1-2 timmar per dag så har det en betydande skyddande effekt på hjärtkärlsjukdomar.

Så lägg lite tid på att ställa in din arbetsplats så att den är bra för din kropp när du sitter, ta mikropauser och rör på musklerna och framförallt stå och arbeta så mycket som möjligt.

När vi flyttar till våra nya lokaler kommer Karolina att finnas med som en resurs och vara på plats vid flera tillfällen så att det finns möjlighet att fråga och få bra tips på hur vi får till den bästa ergonomin.





  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post16

Utvecklingsgrupper nätverkar

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-03-10 16:18

För att Energimyndigheten ska kunna möta framtidens behov har vi bland annat tagit fram en verksamhetsstrategi. Vi arbetar med

kundnytta

effektiva flöden

ständiga förbättringar

medarbetar- och ledarskap i samspel

Det innebär att vi i framtiden kommer att arbeta mer nätverksorienterat. För att möta det behovet anpassar vi våra nya lokaler.

I arbetet inför att vi flyttar in bjuder vi in till delaktighet. Genom tiotalet utvecklingsgrupper arbetar drygt sjuttio medarbetare med att definiera behov och önskemål om vad som skulle vara en anpassad arbetsmiljö. I veckan träffades vi över gränserna och delade med oss till varandra för att säkerställa eventuella överlapp och att inget skulle ramla "mellan stolarna". Materialet kommer att tas om hand av projektgruppen som undersöker möjligheterna tillsammans med inredningsarkitekterna och andra berörda att genomföra utifrån helhet, tidplan och budget.

För att få delaktighet, engagemang och kreativitet i projektet kräver utvecklingsgrupperna ett processorienterat arbetssätt. Vi vill få upp mycket idéer och önskemål. Det skapar förväntningar. Och allt kommer inte att gå att genomföra. Men många saker kommer att gå att genomföra och då har det varit värdefullt för oss alla att så många varit med i processen. Läs mer om utveckingsgrupperna under FAQ.

Katarina Bruno

Projektledare



  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post15
« PreviousNext »