Energimyndighetens nya lokaler

Energimyndighetens nya lokaler

Aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö

Energimyndigheten är en statlig myndighet och vår vision är ett hållbart energisystem. I den här bloggen dokumenterar vi vår resa mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö. Vi vänder oss främst till våra egna medarbetare, men delar också gärna med oss av våra erfarenheter.

Vanliga frågor

FAQPosted by Katarina Bruno 2016-10-10 14:25

Här kommer svar på några vanliga frågor runt våra nya lokaler och aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö

1.Vilken adress har den nya lokalen dit vi ska flytta?
Adressen är Gredbyvägen 10

2. Kan man gå och titta i den nya lokalen?
Man kan titta utanför. Men det är viktigt att man inte försöker gå in i lokalen eller området runt omkring för att det är en byggarbetsplats och förenat med livsfara. Under maj/juni planeras studiebesök för samtliga medarbetare i lokalerna.

3. Kommer vi få gå på studiebesök hos någon som har en arbetsmiljö anpassad till aktivitetsbaserat arbetssätt?
Ja, det kommer att ges möjlighet för de som vill.

4. Kommer vi anpassa lokalerna på ett energieffektivt sätt?
Ja, vi kommer att göra vad vi kan. Hållbarhetsaspekterna är viktiga avseende arbetsmiljö, ekonomisk effektivitet och minskad negativ miljöpåverkan.

5. Köper vi allt nytt eller kommer vi att återanvända något vi har idag?
Vi återanvänder inventarier i möjligaste mån. Vi gör en inventering av befintligt möblemang och ställer den mot de nya behoven, för att se vad vi behöver göra oss av med och vad vi behöver köpa till.

6. Varför vi gör denna resa mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt?
För att möta framtidens utmaningar har vi olika strategier för att utveckla vår verksamhet. Arbetet med kundnytta, ständiga förbättringar, effektiva flöden och chefs- och medarbetarskap gör att vi hittar nya arbetssätt. Vi kan konstatera att i olika arbetssituationer har man olika behov av arbetsmiljö. Det kan vara enskilt fokuserat arbete såväl som samarbete i grupp för att hitta kreativa idéer och lösningar. När vi stod inför det faktum att hyresavtalet gick ut med nuvarande fastighetsägare ville vi därför passa på att skapa ändamålsenliga lokaler. Därför låter vi anpassa arbetsmiljön efter ett aktivitetsbaserat arbetssätt när vi nu flyttar till nya lokaler.

7. Hur blir det med parkeringsmöjligheter vid den nya lokalen?
Det kommer att finnas både cykelparkeringar och bilparkeringar i direkt anslutning till lokalen.

Uppdatering 31/8:

Parkeringstillstånden för Fortets parkering upphör att gälla den 16 oktober 2017.

Myndigheten har 65 parkeringsplatser i anslutning till den nya byggnaden. För att få parkera på den personalparkeringen krävs ett P-tillstånd som du ansöker om hos Servicecenter, och som ska sitta väl synligt i vänster framruta. Tillståndet gäller i mån av plats och kostar 450 kr / månad. Kostnaden dras från lönen (förmånsbeskattning). Du kan avsluta förhyrningen vid månadsskifte.

Från början har endast ett fåtal platser laddstolpe för elbil, men framöver ska samtliga platser utrustas. När man laddar sin bil tillkommer kostnad för förbrukad el.

Det finns utöver detta också fem besöksparkeringar som bokas via receptionen.

Det går också bra att köpa parkeringstillstånd hos kommunen för de kringliggande parkeringarna i området, till ungefär samma pris. Vill man betala för en personlig plats kan man också höra av sig till kommunen. Mer information om kommunens parkering finns på https://www.eskilstuna.se/trafik-och-infrastruktur/trafik-och-parkering/parkering-.html.

Myndigheten erbjuder också cykelparkering under tak på innergården, innanför skalskyddet.

8. Det sägs att det behöver saneras i lokalen för det är kontaminerat. Stämmer det och hur hanteras det?
En fullständig miljösanering utförs av fastigheten samt av yttre markområden. Det uppfyller de kommunala miljökraven som krävs för att fastigheten ska omvandlas från industrifastighet till kontorslokal. Läs mer i specifikt inlägg om sanering: http://nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post9

9. Kommer man att kunna hitta varandra när man inte har egna arbetsplatser?
Vi har många tekniska lösningar redan idag för att få tag på varandra: mejl, skype och telefon. Ytterligare tekniska lösningar finns på marknaden. Erfarenheten från andra som tagit bort egna platser visar att man hittar varandra när man behöver. Bl.a. för att lokalerna utformas så det blir fler spontana möten.

10. Kommer det att finnas motionsrum?
Behovet av fysisk aktivitet kommer att tillgodoses, med viss begränsning.

11. Belysningen i våra nuvarande lokaler är av varierande kvalitet. Hur blir det när vi flyttar in i de nya lokalerna?
Det kommer att finnas en allmänbelysning i lokalen som fastighetsägaren tillhandahåller. Förutom det så kommer vi anlita en särskild belysningskonsult som kommer att samarbeta med vår inredningsarkitekt för en bra helhetslösning.

12. Hur kan vi se till att medarbetare som behöver särskilda tillbehör kan få sådana platser i de nya lokalerna?
Det finns en utvecklingsgrupp som inriktar sig på ergonomi. Vi har också anlitat en ergonomikonsult som kommer att föreläsa om ergonomi i vår, samt vara tillgänglig i samband med att vi flyttat in. Vi kommer också låta medarbetare provsitta olika stolar inför att vi gör möbelinköp.

13. Finns det någon grupp som hanterar arbetsplatsens utformning?
Det har bildats en grupp som tittar på den enskilda arbetsplatsen. Kontakta Evastina Hagen om du vill vara med i den eller någon annan grupp. Det är okej att gå med fast arbetet startat upp.

14. Hur fungerar utvecklingsgrupperna?

En viktig aspekt för processen med att flytta till nya lokaler med aktivitetsbaserat arbetssätt är att medarbetarna ha möjlighet att vara delaktiga. För att möjliggöra det har projektet bildat tiotalet utvecklingsgrupper inom olika områden. I dessa grupper ges man möjlighet att uttrycka behov. Arbetssättet är processorienterat för att få till en öppen och kreativ dialog. Projektgruppen samlar behoven från grupperna och undersöker möjligheten att tillgodose dem sammanvägt i en helhet. Sen tar vi hjälp av våra inredningsarkitekter som tar fram ett förslag som grupperna får möjlighet att reagera på.

Utvecklingsgruppernas tider förhåller sig i stor utsträckning till byggherrens tidplan. Mötesfrekvensen varierar beroende på grupp och innehåll. Om man missar ett möte kan man kolla på samarbetsytan där minnesanteckningarna läggs ut. Vill man framföra synpunkter kan man mejla respektive utvecklingsgrupps ansvariga och be att få sina idéer framförda.

15. Hur kommer förvaringen för var och en att utformas?

Det har kommit in många frågor kring förvaringen i våra nya lokaler. I slutet av mars kommer arkitekten ha ett helhetsförslag till layout och det innefattar förvaringen. Ambitionen är såklart att göra förvaringen funktionell och bra. Det vi kan säga idag är att var och en kommer få en mindre personlig förvaring med lås. Utöver det kommer det finnas någon typ av gemensam förvaring samt särskilda ytor inom skalskyddet för upphängning av ytterkläder.

Uppdatering 31/8: Det personliga skåpet har måttet 40x40x60 cm och finns i lunchrummet i Eskilstuna för den som vill titta.

16. Vad kommer vi ha för typ av stolar på vår nya arbetsplats?

Ergonomi är en viktig del i vår arbetsmiljö. Vår arbetsmiljö är ett gemensamt ansvar och arbetsgivaren vill bidra i möjligaste mån. I våras anlitade vi Previas fysioterapeut som föreläste om ergonomi på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Ett tydligt budskap var att det är bra med varierade arbetsställningar och att en aktivitetsbaserad arbetsplats stödjer det.

I våra nya lokaler kommer vi att ha olika typer av sittplatser. Vi kommer att ta med många av våra befintliga möbler som består av olika stolstyper, Capisco, Capisco Puls, Kinnarps, Malmstolen, RH-stolen. De olika stolstyperna innebär att olika behov kan tillgodoses. Men det förutsätter att man ställer in stolen efter sitt personliga behov. Vi kommer därför sätta egna enhetliga instruktioner på stolarna för att försöka underlätta inlärningen. Dessutom erbjuder vi personlig konsultation av fysioterapeut från Previa.

Första tillfället med fysioterapeuten inleds med en föreläsning 24 oktober kl 13:30 på Kunskapstorget. Efter det ges personlig rådgivning. Det kommer också erbjudas personlig rådgivning den 26 oktober mellan 13.00 och 15.00.

Några medarbetare har personliga stolar. Plats för dessa kommer att finnas och anpassas utifrån behov när vi är på plats.

17. Får jag köpa loss möbler och utrustning som inte ska flyttas med?

Nej. Vi kommer att ta med oss de flesta möblerna till nya kontoret. De möbler vi inte behöver kommer vi sälja via ett företag som köper och säljer begagnad kontorsutrustning.



  • Comments(9)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post1