Energimyndighetens nya lokaler

Energimyndighetens nya lokaler

Aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö

Energimyndigheten är en statlig myndighet och vår vision är ett hållbart energisystem. I den här bloggen dokumenterar vi vår resa mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö. Vi vänder oss främst till våra egna medarbetare, men delar också gärna med oss av våra erfarenheter.

Känner du igen mig?

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-10-27 10:44
Om du har sociala medier kanske du någon gång tagit en selfie och laddat upp som profilbild? Nu kommer du att få möjligheten att hålla din profilbild uppdaterad även på arbetsplatsen. I våra nya lokaler finns det nämligen en selfie-station.

Tänk dig att du letar efter en person som du inte hälsat på tidigare. Du vet vad personen heter men i vår flexibla miljö vet du inte var personen sitter eller hur den ser ut. Hur ska vi då hitta varandra? Detta är en situation som kan uppstå och för att underlätta samarbetet mellan oss är det bra att du syns med din profilbild i Skype, Outlook och på Insidan.

För att du ska känna dig nöjd med din bild får du nu möjligheten att ta en egen. Du kan då fritt välja mellan alla de bilder du tar och sedan själv ladda upp den i våra system. Servicecenter använder sedan också samma bild till ditt passerkort.

Samtidigt som du själv får mer kontroll över bilden på dig är idén också ett förbättringsförslag som kommunikation tagit fram och genomför tillsammans med IT och Servicecenter. Alla delar är inte på plats ännu, men inom kort kommer du på Insidan kunna läsa mer om våra bilder, hur selfie-stationen fungerar och hur du gör för att ladda upp din bild.

Redan nu kan du som är nyanställd, och inte har passerkort med bild, ta en bild vid selfie-stationen och mejla till Servicecenter för att få passerkort tillverkat. Så passa på – ta en selfie!

Selfie = personfoto vanligen självtaget med mobilkamera som vederbörande publicerar på nätet (Svenska akademiens ordlista)


Jessicka Strandell

Kommunikatör och idégivare



  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post32

Aktivitetsbaserad studentlya

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-09-26 15:54

Mamma, jag har köpt två nya skrivbordsstolar berättar min son entusiastiskt i vårt facetimesamtal. Han tillhör generation Z och studerar på Umeå universitet en några år tillbaka. Svaret på min förvånade reaktion på valet av prioriterade möbler i den lilla studentlyan kommer snabbt: den ena används för mer avslappnade studiemoment som läsning och avkoppling. Den är mjukare och mer lik en fåtölj. Den andra är mer ergonomisk med armstöd i linje med tangentbordet och stöd för skrivande och mer intensiv läsning.

En aktivitetsbaserad studentlya kan hans mamma Katarina konstatera.

Katarina Bruno
Projektledare





  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post29

Mobilt arbete

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-09-01 16:46

"Hej, var är du?" Det har skett en förändring i tilltalet när vi ringer upp en person. Tidigare var första frågan något i stil med: "Hur är det?", "Hur mår du?" eller "Hur är läget?". Men idag frågar vi först var personen är, eftersom vi oftast ringer en mobil telefon.

I våra nya aktivitetsbaserade lokaler kommer vi inte att ha stationära arbetsplatser. En fråga som många ställer sig är hur vi ska hitta varandra. Samma fråga är aktuell i alla organisationer som ska ställa om till aktivitetsbaserat arbetssätt. Marknaden har därför börjat erbjuda olika tekniska verktyg som gör att man kan se var en person loggat in sig eller var man har sin sändare någonstans.

För alla organisationer som vi har besökt har, som sagt, frågan varit aktuell innan omställningen. Men oavsett om organisationen har valt att köpa in ett tekniskt system eller inte så har frågan löst sig när man väl kommit på plats. Energimyndigheten väljer därför att avvakta med ett tekniskt system och hänvisar till våra befintliga tekniska hjälpmedel som mejl, skype och mobilen. Med mobilen kan man skicka sms eller rent av ringa och fråga: "Hej, var är du?".

Katarina Bruno
Projektledare





  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post27

Allemansrätten - vår arbetsmiljö på Energimyndigheten

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-08-14 14:57

En hållbar arbetsmiljö ställer krav på såväl arbetsgivare som medarbetare. När vi nu flyttar och förändrar vårt arbetssätt till en aktivitetsbaserad arbetsplats kommer nya aspekter in. Tidigare har vi haft lokala regler på olika ställen kopplat till de förutsättningar som tex ställts på matsalen, ”clean desk” och fast arbetsplats. I de aktivitetsbaserade lokalerna har vi rätt att välja olika arbetsplatser i hela byggnaden. Därför behöver vi hitta ett gemensamt sätt att förhålla oss till varandra.

Vi har valt allemansrätten som inspiration. På medarbetardagen innan sommaren diskuterade vi detta med varandra i mindre grupper. Sammanställningen av vad vi tycker är viktigast för att lyckas har jag samlat i ett ord-moln:

Så här ser allemansrätten ut på Energimyndigheten:

Vi är varandras arbetsmiljö och vi använder vår värdegrund i samarbetet med våra kollegor.

Vi ska vara flexibla och kunna ompröva och justera vår allemansrätt när vi väl flyttar in och börjar arbeta

Vi utarbetar en handbok som beskriver kontorets ytor, arbetsytor och olika funktioner

Arbetsdagen

Du väljer en lämplig arbetsplats när du kommer till jobbet.

Du har möjlighet att under dagen byta till andra arbetsplatser beroende på vad du tycker passar för de arbetsuppgifter du har för stunden.

Du kan välja att ha samma arbetsplats under hela dagen även om du del av dagen är på möten, det kan vara lämpligt om du har arbetsmaterial som du jobbar med så att du inte behöver packa ihop och upp flera gånger.

Clean Desk! När du går för dagen så plockar du undan efter dig, t.ex. kaffekoppar, pennor och papper.

Olika aktivitetszoner

Tyst zon: Här jobbar vi enskilt under tystnad. Telefonen är i tyst läge utan signal och vibration. För att ta kontakt med någon som arbetar i tysta zonen använd mejl, sms eller Skype.

Mellanzon: Här jobbar vi enskilt eller tillsammans. Vi småpratar vid borden och använder dämpad ringsignal.

Aktiv zon: Här jobbar vi tillsammans och har diskussioner, workshops och annat kreativt samarbete under prat och skratt.

Matsalen

Här äter och fikar vi, kanske bakar vi något gott till fikat ibland!

Du kan också sitta och arbeta och ha möten här

Mellan 11.00-13.30 använder vi matsalen i första hand för att äta och umgås

Här kan många samlas samtidigt för olika typer av sammankomster

Katarina Bruno

Projektledare







  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post25

En utvecklingsresa som börjar ta form

ArbetssättPosted by Johanna Ljung 2017-06-07 16:02

När det stod klart att Energimyndigheten under hösten 2017 skulle flytta till nya lokaler påbörjade vi en gemensam process för att tillsammans skapa en kreativ och trivsam arbetsmiljö som passar våra skiftande behov.

Resultatet av utvecklingsgruppernas arbete

Vid medarbetardagen i juni 2016 blev det tydligt att delaktighet i processen var viktigt. Att involvera 400 medarbetare i processen kändes knepigt – alla kan ju inte tycka om allting och vi hade ett tydligt inflyttningsdatum att hålla. Men genom att skapa utvecklingsgrupper för olika områden kunde vi lösa det på ett smidigt sätt. Sammanlagt har drygt 70 personer deltagit i de olika utvecklingsgrupperna som arbetat med arbetsplats, ergonomi, friskvård, hållbarhet, kreativa och tysta ytor, kök, loungeytor, mötesrum samt namngivning av lokaler.

En viktig faktor i arbetet var att inte sätta upp några begränsningar för kreativiteten – vi ville att alla skulle tänka så fritt och nytt som möjligt och ha med sig ledorden trovärdighet, mod och helhetssyn under arbetet. Alla utvecklingsgrupper lämnade sedan sina önskemål till projektgruppen som tog dem vidare till arkitekter, inredare osv.

Det är väldigt roligt att kunna konstatera att nästan alla önskemål har gått att uppfylla!

Några exempel:
- Kökskonsulten har hjälpt oss att hitta en lösning som ger bra logistik så att vi slipper armbåga varandra när vi värmer vår lunch. Vi har också hittat fina lösningar för att skapa en mysig miljö för samvaro. En bonus i köket är att vi kommer att ha en köksö med spis så att vi till exempel kan baka en kaka till enhetsfikat. I köket kommer vi också att ha goda tekniska lösningar för möten.
- Vi kommer att ha en 500 meter lång promenadslinga genom lokalen, med olika stationer längs vägen, bland annat med romerska ringar hängande från taket och andra upplevelser.
- Vid många medarbetarundersökningar har det uttalats att det finns behov av återhämtning och vid behovsinventeringen inför projektstart framgick det att vi önskar ha en plats för återhämtning i våra nya lokaler, en reflektionsyta. Centralt i huset och med närhet till en aktiv zon, kommer vi att ha ett stilla och tyst rum med en atmosfär som ger möjlighet till återhämning och till att ostört tänka våra tankar.
- På innergården kommer vi att få en trevlig miljö med sittgrupper och planteringar. För att verkligen kunna utnyttja gården vid vackert väder kommer vi att ha Wi-Fi-täckning utomhus och tillgång till skrivtavlor som enkelt går att rulla ut.

Ett önskemål som vi ännu inte har kunnat uppfylla är att ha flexibla möbler att kunna skjuta undan för att frigöra golvyta i våra mindre mötesrum. Eftersom vår budget är begränsad har vi i nuläget valt att vänta tills vi ser hur behovet verkligen ser ut när vi är på plats. Kanske det finns andra ytor som täcker de behoven.

Nu när vi har en färdig möbleringsskiss att presentera är det alltså ett resultat av utvecklingsgruppernas fina arbete!

Skisser finns på tavlan i lunchrummet

Möbleringsskissen skissen kommer att anslås på tavlan i lunchrummet under denna vecka. Några saker ni bör ha med er när ni tittar på skissen; vi kommer att ta med oss en stor del av möblerna från Fortet, vissa kommer att kläs om och andra kommer att bytas ut allteftersom. Vi har sedan kompletterat med möbler som passar en aktivitetsbaserad arbetsmiljö med loungeytor och andra typer av miljöer.

På tavlan finns redan nu skisser över alla olika arbetstyper. Innan sommaren kommer också alla enheter att ha en workshop med Katarina Bruno som heter ”En dag på Sveriges bästa myndighet”, där ni får jobba rent konkret med arbetstyperna.

Vi hoppas ni gillar det ni ser och har ni några frågor är ni varmt välkomna att kontakta oss i projektgruppen.

Katarina Bruno, projektledare, Lena Carlberg, HR och Ergonomi, Evastina Hagen, biträdande projektledare, Anne Hellström, IT, Johanna Ljung, kommunikation, Karin Malmlöf, utvcklingsgrupperna friskvård, utemiljö och hållbarhet





  • Comments(1)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post22

Hur arbetar man aktivitetsbaserat på Tillväxtverket?

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-06-01 16:54

Gå ut i fågelkvittret, sa Cecilia Bertilsson. Ta vara på Eskilstunas fina parker och ha dialogmöten där. I måndags var vår tidigare kollega Cecilia Bertilsson, nu utlånad till Tillväxtverket, på besök och vi arrangerade ett lunchseminarium där hon berättade hur det är att arbeta aktivitetsbaserat på Tillväxtverket. Tjugotalet medarbetare var samlade och aktiva med att ställa frågor.

Det rörde sig bland annat om frågor om de personliga skåpen var tillräckligt stora och om man lyncar(Skypar) för att hitta varandra. På dessa svarade Cecilia att skåpen räcker och visst lyncar(Skypar) man, men så hittar man också varandra i de olika stråken. Sen ställdes frågan om man måste jaga arbetsplats, men Cecilia sa att det fanns gott om olika platser att välja på. Däremot var det lite dåligt med mötesrum som var bokningsbara.

Tag hand om nyanställda var ett annat medskick som Cecilia hade. När hon började i höstas hos Tillväxtverket så ingick hon inte i det ordinarie introduktionsprogrammet. Det var lite trevande hur man skulle förhålla sig tyckte Cecilia. Det kändes känsligt att man riskerar att ”ta” någon annans plats. Så småningom så började hon att förstå sammanhanget och väljer idag arbetsplats utifrån det arbetssätt hon önskar.

När hon skriver sätter hon sig mer avskilt för att fullt ut kunna fokusera. Hon säger också att hon är på kontoret nästan varje dag numera. Hon har upptäckt oväntade vinster som att tex att sitta bredvid någon annan kollega en dag och kunna lösa många frågor under hand. På så sätt slipper man att boka möten. Hela arbetssättet leder till en plattare organisation där tid och rum får en annan betydelse. Resultatet av det man ska åstadkomma blir mycket viktigare.

”Men glöm inte konsten” är också ett medskick från Cecilia. När man inte har personliga arbetsplatser är det viktigt att själen stimuleras med gemensamma intryck.

Katarina Bruno

Projektdeltagare och arrangör av lunchseminariet.

PS Stort tack till Tillväxtverket och Cecilia Bertilsson för möjlighet till studiebesök och att Cecilia kom och berättade och gav oss möjlighet att ställa frågor DS



  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post21

Utvecklingsgrupper nätverkar

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-03-10 16:18

För att Energimyndigheten ska kunna möta framtidens behov har vi bland annat tagit fram en verksamhetsstrategi. Vi arbetar med

kundnytta

effektiva flöden

ständiga förbättringar

medarbetar- och ledarskap i samspel

Det innebär att vi i framtiden kommer att arbeta mer nätverksorienterat. För att möta det behovet anpassar vi våra nya lokaler.

I arbetet inför att vi flyttar in bjuder vi in till delaktighet. Genom tiotalet utvecklingsgrupper arbetar drygt sjuttio medarbetare med att definiera behov och önskemål om vad som skulle vara en anpassad arbetsmiljö. I veckan träffades vi över gränserna och delade med oss till varandra för att säkerställa eventuella överlapp och att inget skulle ramla "mellan stolarna". Materialet kommer att tas om hand av projektgruppen som undersöker möjligheterna tillsammans med inredningsarkitekterna och andra berörda att genomföra utifrån helhet, tidplan och budget.

För att få delaktighet, engagemang och kreativitet i projektet kräver utvecklingsgrupperna ett processorienterat arbetssätt. Vi vill få upp mycket idéer och önskemål. Det skapar förväntningar. Och allt kommer inte att gå att genomföra. Men många saker kommer att gå att genomföra och då har det varit värdefullt för oss alla att så många varit med i processen. Läs mer om utveckingsgrupperna under FAQ.

Katarina Bruno

Projektledare



  • Comments(0)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post15

Jobbar vi aktivitetsbaserat?

ArbetssättPosted by Katarina Bruno 2017-01-09 14:27

Dagarna före jul erbjöd vi studiebesök på Vinnova och vi var tjugotalet kollegor som tog möjligheten att se deras aktivitetsbaserade arbetsplats. Min upplevelse var positiv och jag gillade framför allt stämningen bland medarbetarna. Det fanns arbetsplatser där man satt tyst och fokuserat och arbetade, livligare möten i konferensrum och en stor allmän yta där man kommunicerade med varandra på en ”hemma hos” nivå. Det hela kändes hemtrevligt tycker jag.

Så långt om själva arbetsmiljön. Men det aktivitetsbaserade arbetssättet då? På ett studiebesök i den här formen tycker jag att det är svårt att se det aktivitetsbaserade arbetssättet. Jag reflekterar också över vad begreppet egentligen innefattar. I tanken letar jag i min närmaste arbetsmiljö och fastnar för ett exempel som kanske kan vara relevant. På kommunikationsenheten har vi sen några år infört måndagsmöten. Formen för dessa har stötts och blötts under några år, men sen en längre tid består mötet av en halv timmes avstämning av det aktuella läget av energifrågan i media.

Tillsammans diskuterar vi hur vi ska förhålla oss till det och hur vi ska kommunicera i myndigheten kanaler. För det arbetsmomentet har vi ett ståbord mitt i landskapet och diskussionen blir öppen för kollegor att höra. Med hjälp av Skype kopplar vi upp fysiskt frånvarnade kollegor; virtuellt med andra ord.

Ser du något exempel nu i vår verksamhet på hur vi arbetar aktivitetsbaserat? Berätta gärna och dela tankar här.


Katarina Bruno

Projektledare



  • Comments(2)//nyttkontor.energimyndighetenblogg.se/#post8
Next »